Ajanhallinnan Graalin Maljaa etsimässä
Tätä kirjoittaessa ensimmäinen työviikko loman jälkeen on takana ja ainakaan vielä ei otsapanta kiristä tai henkeä ahdista. Media on täynnä toinen toistaan parempia ohjeita lomafiiliksen säilyttämiseksi vielä sen kuuluisan kahden viikon ”poistumajakson” jälkeen. Siis se hokema, että kahdessa viikossa loman vaikutukset ovat muisto vain. Jaiks!
Loma takana ja heti pelottaa, että kohta se on vain kuvamuistoja puhelimessa? Olen itse päättänyt kulkea vastavirtaan ja hakea lähes raivoisasti tapoja, jolla pidän energiatasot korkealla ja tunteen rauhasta sydämessä. Nimittäin siellä normaalisti tunnen sen stressin ja kiireen, aikataulupaineet ja hyökyaallon tekemättömistä tehtävistä. Kaivoin kirjahyllystä luottoteokseni: Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjan (2012), joka on lyhyt oppimäärä ajan- ja työkuorman hallintaan. Olen ollut vuosien varrella loputtoman kiinnostunut siitä, kuinka kiireiset ihmiset oikein hallitsevat aikaansa, tehtäviään, elämäänsä. Kuinka he saavat aikaan aivan kaiken. Tai ainakin tunteen siitä – ulospäin. Meille toimistotontuille on tarjolla valtava määrä erilaisia työkaluja, avain onneen onkin, että kuinka rakennan niistä sellaisen himmelin, joka sopii juuri minulle kulloisessakin elämäntilanteessa. Niin, siitä Työkirjasta (jos et ole sitä vielä lukenut), tiivistettynä ydin lienee tässä: aseta tavoitteet, jaa ne osiin, noudata suunnitelmaa. Ööö, että mitenkä?! Ei, villakoiran ydin onkin siinä, kuinka masteroit kaikkea sitä viesti-, virike-, sähköposti- ja palaveritulvaa, miten taklaat kaiken sen sälän, jota niskaasi kaadetaan perusarjessa. Miten hanskaat ne lukemattomat ennalta arvaamattomat vaateet ja odotukset, jotka vaanivat huomiotasi heti, kun vähäkään annat siimaa ja silti säilytät mielenrauhasi ja ennen kaikkea tunteen, että saat jotain tolkullista aikaiseksi? Muutama kullanarvoinen viisaus voitaisiin lausua näin:
- Arvosta itseäsi ja aikaasi. Mitä SINÄ haluat saada aikaiseksi ennen, kun muut ryöstävät huomiosi? Aseta siis rajat, miten ja milloin haluat olla tavattavissa ja tavoitettavissa.
- Priorisoi sitä, mikä tuo sinulle energiaa. Onko se liikunta, ystävät, perhe, tapahtumat… you name it. Kalenteroi myös ne. Äläkä peru kuin pienen (tai ison) pakon edessä.
- Tee näkymätön näkyväksi. Usein päivän päätteeksi voi olla tunne, että taaskaan en saanut mitään aikaiseksi. Kuitenkin olet saattanut vastata lukemattomaan määrään sähköposteja, puheluita, työkaverin kysymyksiä. Arvokasta on myös luova aika, jonka käytät ideointiin ja asioiden tutkimiseen. Kirjoita ylös, laita muistiin, rastita listoja.
- Käytä aikaa sinulle tarjolla olevien työkalujen ja palvelujen tutkimiseen ja hyödyntämiseen. Esimerkiksi Office-paketissa ja ihan pelkässä Outlookissa on lukematon määrä hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka auttavat hallitsemaan tulvaportteja. Käytä ammattilaisia apuna, jos sinulle tarjoutuu mahdollisuus; coachingia, työnohjausta, hyvinvointivalmennuksia.
- Suojele aivojasi. Uni on kaiken avain, suojele yöuntasi kaikin mahdollisin tavoin. Kirjoita listoja, jotta ei tarvitse muistaa kaikkea, varsinkaan klo 03 yöllä. Toimii myös kohtaan 3.
Olen tullut vahvasti siihen tulokseen, että yhtä ja oikeaa ajanhallinnan metodia ei ole olemassa. On vain onnistuneita valintoja, tiukkoja päätöksiä, suunnitelmia ja niissä pysymistä. On etukäteen kalenteroituja vapaita, lomia ja päivittäisiä kivoja hetkiä juuri sellaisen puuhan parissa, minkä odotus tuo jo positiivisen tuulahduksen. Työt ei lopu tekemällä, mutta akut meissä jokaisessa loppuu, jos niitä ei säännöllisesti lataa. Kallisarvoinen tietokoneemme pääkopassa kiittää ja jaksaa taas ehkä paremmin eteenpäin. Tällä ajatuksella pimenevää syksyä kohti, ystävät.
